In deze BiermanHenket@work serie zoomen we in op de werkzaamheden van onze collega’s in de diverse projecten. In deze editie Maaike van der Velden, hoofd financiën en bureauzaken, over haar ervaringen en veranderingen in de administratie door de jaren heen.

Maaike werkt al ruim 20 jaar bij BiermanHenket. Ze begon in 2000 met een overzichtelijk team van ongeveer 15 collega’s, als secretaresse.  Inmiddels is BiermanHenket uitgegroeid tot een bureau met 40 werknemers en minimaal 20 lopende projecten. Hele andere koek dus, en in de loop der jaren zijn de projectadministratie, financiële boekhouding, personeels- en loonadministratie aan Maaikes takenpakket toegevoegd.

Samen met Hubert-Jan Henket heeft Maaike zo’n 20 jaar geleden de hele automatisering en digitalisering van de administratie opgezet. “In de eerste jaren konden we samen het wiel uitvinden op het gebied van administratie. Er was een projectoverzicht in Excel, de voortgang hield ik bij door af en toe even te vragen aan een collega hoe het ervoor stond. Met de enorme groei die het bureau heeft doorgemaakt, was dit natuurlijk niet meer werkbaar en zijn we meer en meer de processen gaan standaardiseren en digitaliseren met behulp van software. Diverse software pakketten heb ik mijzelf eigen gemaakt en geïmplementeerd in de dagelijkse werkprocessen. Hiervoor ben ik altijd cursussen blijven volgen en ik probeer altijd bij te blijven door nieuwe software en tools te gaan gebruiken om onszelf nog meer te verbeteren.”

De taken van de secretaresse / officemanager waren toentertijd ook op andere fronten ontzettend anders dan in de tegenwoordige tijd. ”In 2000 was er nog internet waarvoor je in moest bellen. Dit kon alleen op mijn computer. Op deze computer kwam alle e-mail binnen, welke ik dan voor collega’s uitprintte. Daarnaast typte ik alle met de handgeschreven verslagen en lezingen uit (soms wel 20 A4’tjes). Nu doet iedereen dit gelukkig zelf.”

Naast het feit dat vele collega’s gekomen, gegaan of een andere functie hebben gekregen, is het bureau ook vaak van naam veranderd. Maaike is in dienst gekomen bij Hubert-Jan Henket architecten, is in dienst geweest bij Henket & Partners architecten en werkt nu voor BiermanHenket (architecten). Wat er niet is veranderd is de prachtige locatie waar het bureau haar (hoofd)kantoor heeft. Landgoed Eikenhorst in Esch. “De creatieve, landelijke en gemoedelijke sfeer op bureau zorgt ervoor dat ik hier al zo lang ben. Het voelt als een 2e thuis."

Als een van de weinige “staf-medewerkers” en dus zonder bouwkundige of technische achtergrond zijn de bureauexcursies, naast ontzettend leuk en gezellig, ook leerzaam. “Tijdens de eerste excursie waar ik bij was verbaasde ik me erover dat mijn collega’s de plinten, kozijnen, plafonds enz. interessanter vonden dan de collectie van een museum. Inmiddels ben ik gewend dat men omhoog kijkt in het museum of foto’s maakt van een mooi detail. Onder andere Parijs, Barcelona, Bangkok, Hamburg, Kopenhagen en Basel heb ik al bezocht met mijn collega’s, er staan overal ter wereld prachtige ontwerpen met bijzondere verhalen.”
 

Inmiddels is Maaikes functietitel: hoofd financiën en bureauzaken. “Ik heb een hele gevarieerde en leuke functie. Ik denk ’s morgens: dit ga ik doen. Maar ’s avonds is mijn dag heel anders geweest. Zo hou ik het nog wel even vol “